Hankekaupunki Helsinki

Innovatiivisen muutosprosessin synty ja jatko

Kaksivuotinen projekti on ohitse, ja nyt aika on tarkastella, mistä on tultu, mitä tapahtui ja minne jatkossa mennään. Helsingin osalta hankkeen juuret johtavat vuoden 2018 tilanteeseen, jossa päiväkotien tilatarpeiden ennakointi oli pettänyt ja paviljonkipäiväkoteja pystytettiin puistoihin. Kriisin keskellä tammikuussa 2019 tekninen johtaja kehotti ottamaan Kuopioon yhteyttä, koska sieltä oli kuulunut uutisia uudesta tavasta hallita ennakoivasti ja dynaamisesti palveluverkkojen suunnittelua. Kevään 2019 aikana ryhdyttiin Helsingissä valmistelemaan omaa hanketta, joka tähtäsi samoihin tavoitteisiin.

Elokuussa 2019 saatiin Kuopion kautta tietää käynnissä olevasta valtiovarainministeriön Kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmä -hausta. Tällöin myös Kuopion, Turun ja Helsingin tiet kohtasivat, ja yhteinen hakemus jätettiin joulukuussa 2019. Hakemuksessa oli monta visionääristä näkökulmaa, joita kädet syvällä mudassa kamppailevassa Helsingissä ihmeteltiin, mutta päätettiin olla mukana luovassa porukassa. Kuopiosta tuli tällöin päävastuullinen kunta hakemuksessa.

VM:stä tuli myönteinen 6.4.2020 päivätty päätös. Kuopiolaiset kilpailuttivat hankkeen vetovastuun kesäkuussa, ja hanketta luotsaamaan valittiin Vastuu Group. Sen alihankkijoina toimivat Ubigu ja Gofore sekä Vastuu Groupin tytäryhtiö Platform of Trust. Hankkeen tavoitteena oli kehittää tulevaisuuden palveluverkkosuunnittelun toimintamalli ja tietopohja sekä testata internet-rajapintaa hyödyntävää tiedonsiirtoalustaa tietojen siirrossa ja luvittamisessa.

Hankkeen toteutuksen suunnittelu käynnistyi elokuussa, ja hanke lähti käyntiin. Syksyn työpajoissa kartoitettiin kuntien nykyisiä tapoja tehdä palvelu- ja tilaverkkosuunnittelua. Projekti oli ositettu JHS 179 -ohjeen mukaan oikeaoppisesti neljäksi osaprojektiksi, joita olivat toimintamalli, viitearkkitehtuuri, tietomalli ja tietojen kuvaaminen yhteentoimivuusalustalle sekä tietoalustat ja tiedonsiirto. Lisäksi projektissa toteutettiin kuntien omia hankkeita, joita Helsingin osalta päästiin suunnittelemaan syksyllä 2021.

Kuva toi läpimurron

Kevät 2021 meni palveluverkkosuunnittelun tulevaisuuden mallin kuvaamisessa. Siinä läpimurto oli tekniikan tohtorin Emilia Rönkön ideoima palvelujen suunnittelun kehämäinen havainnollistamiskuva, joka yhdisti strategisen, taktisen ja operatiivisen tason suunnittelun sekä asiakkuuksien ja palvelujen hallinnan sekä tiedolla johtamisen ja palvelutuotannon näkökulmat. Yhdysvaltalaisen ekonomisti Joseph Stiglitzin Ihmislähtöisen hyvinvointimallin idea ei ollut Helsingissä tunnettu vaan se sekoitettiin asiakaslähtöisyyteen.

Hankkeessa tavoiteltavat asiat konkretisoituvat kesäkuussa 2021, kun ensimmäiset raporttiluonnokset julkaistiin. Kesän aikana tarkennettiin tietoalustat ja tiedonsiirto -osaprojektin tavoitteita alkuperäisistä.

Helsingin omat pilotit

Syksyn 2021 aikana käynnistyivät kaupunkien omat projektit. Helsingin projekti-ideat syntyivät vasta lokakuussa 2021. Platform of Trust, joka oli tehnyt yhteistyötä Eeneman Oy:n kanssa, ehdotti pilottiprojektiksi Forum Viriumin AI4Cities-hankkeen tiedonsiirtoa ja tiedon luvittamista ”kolmannen osapuolen” hyödyntäessä tietoja. Hanke oli vaikea, koska taloautomaation ohjaus internet-rajapinnan kautta osoittautui turvallisuushaasteeksi.

Toinen Helsingin pilottihankekonaisuus liittyi Mellunkylän kaupunkiuudistukseen. Muissa kunnissa puhuttaisiin kaupunkiuudistuksen sijasta lähiöprojektista. Pilotin avulla haluttiin konkretisoida DigiPAVe 2.0 -hankkeen tuloksia erityisesti johdolle. Kesällä julkaistuja raporttiluonnoksia pidettiin vaikeina ja teoreettisina. Siksi johdossa haluttiin toteuttaa palveluverkkosuunnittelupilotti, jonka pohjalta määritetään myös toimintaprosessi ja tarvittavat tiedot sekä havaintojen pohjalta kehittämistavoitteet. Ubigun toteuttaman pilotin suunnittelun lähtökohtana toimi DigiPAVen marraskuussa 2021 tarkentunut visionäärinen raporttiluonnos. Pilotin yhteydessä toteutettiin osallistamisen gradu ja tiedonsiirtokokeilu. Varsinainen työ alkoi molemmissa piloteissa tammikuussa 2022. Mellunkylän pilotin raporttiluonnos valmistui huhtikuussa, ja pilotin havaintoja päästiin testaamaan hankkeen ohjausryhmässä jo maaliskuussa. Havainnoista muodostettiin palveluverkkosuunnittelun kehittämiselle linjauksia, jotka koottiin Mellunkylän pilotin loppuraportissa tiiviisti kahden pääotsikon alle: ”omistajuus, yhteistyörakenteet ja toimintamalli” sekä ”tiedot, tiedonvirtaus ja työkalut”.

Helsingin keskeiset haasteet ja kyvykkyystarpeet liittyivät tiedonsiirtoon ja tietoalustojen käyttöön. Tiedonsiirtoalustojen käyttö ja niihin liittyvä visio tietojen API-markkinoista oli ollut hankkeen ideoijien mielessä jo keväästä 2019 asti.

Haasteena kehittämisessä on myös organisoituminen kaupunginkanslian ja toimialojen välillä. Tavoitteena on jatkossa määritellä, miten palveluverkkosuunnittelun prosessien ohjaukseen ja kehittämiseen liittyvät tehtävät organisoidaan kanslian ja palveluja tuottavien toimialojen välillä. Samalla joudutaan miettimään, miten Helsinki jatkaa yhteistyötä palveluverkkosuunnittelun kehittämisessä ja digitalisoinnissa muiden kaupunkien kanssa.

Turkulaisten polulla

Helsinki joutuu todennäköisesti kulkemaan saman polun kautta kuin turkulaiset. Nykyisen siilomaisen organisaatiorakenteen tulisi edistää horisontaalista toimialarajat ylittävää palveluverkkosuunnitteluprosessia. Tämä vaatii myös, että tiedonhallinta ja -siirto muuntuu tukemaan horisontaalista toimialarajat ylittävää prosessia ja sen tiedolla johtamista. Vasta tämän jälkeen Helsinki on kypsä suunnittelemaan seuraavaa askelta eli ihmislähtöistä palvelujen hallintaa. DigiPAVe 2.0 oli mukana kaupunkitutkimuksen päivillä 29.4.2022 omalla työryhmällään ”Palveluverkkojen suunnittelun digitalisoinnilla kaupunkien resilienssiä lisäämässä”. Kiinnostavaa on nähdä seuraavilla kaupunkitutkimuksen päivillä 2023, miten kehitystyö on edennyt eri kaupungeissa tulevan vuoden aikana.

Palveluverkkosuunnittelun kehittämistä lähestytään rinnakkain sekä prosessin ja sen omistajuuden, että prosessin tarvitsemien tietojen hallinnan ja siirron näkökulmasta.


Lopuksi ei voi kuin kiittää koko hankeryhmää ja toivottaa oikein rentouttavaa kesää kaikille!

Hannu Kurki, erityissuunnittelija, Helsingin kaupunki


Helsingin blogikirjoitukset

Hankewebinaarit ja tilaisuudet, joissa esiteltiin Helsingin tekemistä

Miten pilottiprojektit DigiPAVe:n hankekunnissa testasivat heidän organisaatiorakenteitaan sekä valmiuttaan virtauttaa tietoja. (31.5.2022)
Webinaarissa hankekaupungit jakoivat oppeja ja havaintoja, joita on koottu hankkeen aikana. Tässä hankkeen viimeisessä webinaarissa puhujina olivat hankekaupunkien Helsingin, Turun ja Kuopion projektipäälliköt Hannu Kurki, Emmi Valkonen ja Katja Penttinen.

Kolme puheenvuoroa DigiPAVe 2.0 -hankkeen työryhmä Kaupunkitutkimuksen päivillä 28. – 29.4.2022
“Palveluverkkojen suunnittelun digitalisoinnilla kaupunkien resilienssiä lisäämässä”

1. Digitalisaatio haastaa kuntasektorin palvelujen hallintaa (29.4.2022)
Ilkka Kautto, johtava ICT-asiantuntija, Helsingin kaupunki

2. Mellunkylän pilotti ja muutoksen vaikeus (29.4.2022)

Viivi Snellman, johtava arkkitehti, Helsingin kaupunki ja Sonja Lang, liiketoiminnan johtaja, Ubigu Oy

3. Kuntien palveluverkkojen suunnittelu murroksessa/ tilaisuuden yhteenveto (29.4.2022)
Hannu Kurki, erityissuunnittelija ja projektipäällikkö, Helsingin kaupunki

DigiPAVe 2.0 -hankkeen demo: Luotettava tiedonsiirto kolmansille osapuolille (18.3.2022)
Hankekaupunki Helsingille tehtiin hankkeen puitteissa työkaludemo. Asiakkaan roolissa tässä oli Senaatti.

Tilannekatsaus hankekaupunki Helsinki (23.11.2021)
Helsingin hanketekemistä käytiin läpi kolmesta näkökulmasta. Tilat-palvelun vision tilaverkon hallinnasta avasi tilapäällikkö Sari Hilden. Kasvatuksen ja koulutuksen toimialan näkemykset kehittämisestä toi esittelyyn kasvatuksen ja koulutuksen toimialan tilapalveluiden palveluverkkoyksikön johtava arkkitehti Viivi Snellman. Ja tiedonhallinnan ja -siirron mallin Helsingissä esitteli yksikön päällikkö, tiedonhallinnan kehittäminen Juuso Vanonen.