Hankekaupunki Turku

Turun kuulumisia DigiPAVe 2.0 -hankkeen päättyessä kesäkuussa 2022

DigiPAVe 2.0 -hanke on takanapäin, ja on aika kerätä yhteen Turussa aikaansaatuja muutoksia ja kokeiluja.

Turussa on hankkeen kanssa samanaikaisesti ollut käynnissä laaja johtamisjärjestelmän muutos, jossa yksi toimenpide kohti modernia asiakaslähtöistä kuntaa on ollut järjestämistoiminnon keskittäminen omaksi toiminnokseen. Samalla onkin ollut luonnollista, että DigiPAVe 2.0 -hanke on sulautunut osaksi järjestämistoiminnon syntymistä ja käynnissä olevaa systeemistä muutosta, ja näin hankkeen aikana toteutetut kokeilut ja pilotit ovat olleet osa suurempaa kokonaisuutta.

Turun kaupungissa on tunnistettu järjestämisen ydinprosesseiksi palveluiden ja palveluverkon, asiakkuuksien ja asiakasohjauksen sekä toiminnanohjauksen ja palvelutuotannon hallinta. Näiden tueksi tarvitaan tietojärjestelmät, jotka käyttävät yhteisiä ja integroituja tietoja. Tämä tunnistettu tarve on ohjannut myös DigiPAVe 2.0 -hankkeen Turun toteutuksen kokeiluja ja projekteja keskittymään tarvittavan tiedon mallinnukseen ja tiedon virtautukseen asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM) ja erityisesti palveluiden hallinnan järjestelmän (PLM) näkökulmasta. Samalla tietoa on pyritty visualisoimaan tiedolla johtamisen tarpeita varten.

Hankkeen alussa pilotiksi valittiin Turussa erityisesti ruotsinkielisen kasvatuksen ja opetuksen palvelut, joita on mallinnettu PLM-järjestelmään. Ajatuksena on ollut, että on helpompi mallintaa ensin pienempi palvelukokonaisuus ja kopioida malli sitten soveltuvin osin myös suomenkielisiin palveluihin. Pisimmälle tarvittavien palveluiden mallinnuksessa on päästy ruokapalveluissa. Hankkeen edetessä myös suomenkielisten oppimisen palveluiden mallinnuksessa on päästy alkuun.

Toimintamallin kehittämisprojektit

Toimintamallin osalta Turussa toteutettiin yhteistyössä Goforen kanssa palveluverkkovaikutusten systeemidynaaminen mallinnus, jota käytettiin pohjana ihmislähtöisen koulun sijainnin mittaristossa. Hankeaikana mittaristosta saatiin aikaiseksi pilottiversio 1.0, ja joitakin kokeilujakin on tehty esimerkiksi Itä-Turun alueella. Mittariston pilottiversiossa huomioitiin muun muassa koulun spatiaalinen saavutettavuus, koulun oppilaaksiottoalueen väestön sosioekonomisen aseman sekä äidinkielen jakauma ja koulupolun eheyttä kuvaavat tiedot. Mittariston kehitystyö jatkuu kokeilun pohjalta. Myös muiden hankkeen aikana tehtyjen mallinnusten, kuten Ubigun toteuttaman Koululiitu palveluverkkosuunnittelussa -projektin, tuloksia hyödynnetään jatkotyössä.

Turussa tutkittiin hankkeen aikana ruotsinkielisten perheiden asiakasymmärrystä. Selvitystyön toteutti Linkdesign, ja kohderyhmäksi valikoituivat ruotsinkielisiä varhaiskasvatuspalveluita käyttävät perheet, joiden lapsen väestörekisteriin merkitty äidinkieli on suomi sekä suomenkielisiä varhaiskasvatuspalveluita käyttävät perheet, joiden lapsen väestörekisteriin merkitty äidinkieli on ruotsi. Tutkimus toteutettiin sekä kyselytutkimuksena että syvähaastatteluina. Selvitystyön avulla tunnistettiin kolmenlaisia profiileja asiakkaiden suhtautumisessa varhaiskasvatuksen järjestämiseen kielitaustaan katsomatta. Selvityksen tietoja hyödynnetään ruotsinkielisen palveluverkon kehittämisessä.

Tiedon virtautuksen projektit

Tiedon virtautuksen osalta Turun pilottiprojekteissa on keskitytty mallintamaan CRM:n ja PLM:n tarvitsemaa tietoa, pilotoitu rajapintojen (API) hallintaa PLM:ssä sekä mallinnettu ja visualisoitu erityisesti ruotsinkielisen varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen tietoa. PLM:n osalta ateriapalveluita koskeva osuus saatiin hankkeen aikana tuotantoon, ja muu kehitystyö jatkuu.

Pilottiprojekteina on toteutettu muun muassa väestötiedon ja -suunnitelman käsite- ja tietomalli sekä tiedon mallinnusta ja visualisointia tietovarastoa hyödyntäen tarvittavan perusopetuksen oppilasryhmä- ja asiakaspalautetiedon, HR-tiedon sekä avustustiedon osalta. Myös Wilma-rajapinnan kautta on testattu tarvittavan tiedon hakemista tiedolla johtamisen tarpeisiin. Tämän lisäksi toteutettiin jo aiemmin mainitut ruokapalveluiden, ruotsinkielisen kasvatuksen ja opetuksen sekä APIen hallinnan PLM-pilotit.

Havainnot

Kaikki DigiPAve 2.0 -hankkeen aikana toteutetut pilotit tukevat erinomaisesti Turussa käynnissä olevaa muutosta. Toimintamallin kehittämistä koskevien projektien tuotokset ovat hyötykäytössä palveluverkkosuunnittelussa, ja työtä jatketaan muun muassa mittariston tiimoilta. Asiakasymmärryksen selvitystyö on osaltaan tukenut ruotsinkielisen kasvatuksen ja opetuksen palveluverkkosuunnittelua, ja DigiPAVe 2.0 -hankkeen toteutus Turussa on integroitunut luonnolliseksi osaksi kaupungin palveluverkkosuunnittelun toiminnan kehittämistä.

CRM:n ja PLM:n kannalta hyvinvointialueen muodostuminen hankkeen loppuvaiheessa on osaltaan haastanut hankkeelle asetettuja tavoitteita.

Tiedon virtautuksen osalta projekteissa tunnistettiin kolme keskeistä haastetta. Ensimmäinen ratkaistava asia liittyy lähdejärjestelmien tiedon laatuun ja yhteismitallisuuteen. Kirjaamiskäytännöt vaihtelevat yksiköittäin, ja samasta käsitteestä voidaan käyttää monia erilaisia merkintöjä. Lähdejärjestelmien kirjaamiskäytännöt kaipaavat siis yhteisiä pelisääntöjä ja sopimuksia, ja palvelukokonaisuuksien välistä yhteistyötä käsitteiden määrittelyssä tulee tiivistää.

Tiedon hallintamallin tarpeellisuus nousi myös keskiöön virtautuspiloteissa. Monta kertaa törmäsimme kysymyksiin: mitä tietoa saa käyttää ja mihin tarkoitukseen, kuka antaa luvan tiedon käyttöön, miten käyttöoikeuksia hallitaan, mikä on tiedon masterjärjestelmä jne. Turun uusi digi- ja datastrategia tuottanee ratkaisuja hallintamalleihin ja alustaratkaisuihin.

Kolmas iso kysymys tiedon virtautuksessa on lainsäädäntö ja toisaalta myös tiedon eettiseen käyttöön liittyvät kysymykset. Tietosuoja-asetus asettaa tiukat raamit yksilötason tiedon käytölle, ja käytännössä tiedon käyttöön ja yhdistämiseen tarvitaan aina henkilön lupa. Kasvatuksen ja opetuksen, ja erityisesti perusopetuksen tiedon osalta taas opetukseen eettiset periaatteet ja arvioinnin yhteismitallisuuden haasteet vaikeuttavat esimerkiksi eri koulujen oppimistulosten vertailua.

Hanke päättyy – työ jatkuu

Turussa on päästy hyvään vauhtiin toimintamallien ja prosessien kehittämisessä, ja työ jatkuu DigiPAVe 2.0 -hankkeen oppien pohjalta kohti timanttisen palvelun kahdeksan elementin toteutumista. Tavoitteena on, että digi- ja datastrategiaa viedään käytäntöön, PLM- ja CRM-kehitystyö jatkuu ja tiedonvirtautus sekä alustaratkaisut etenevät.

Selvää on, että onnistumiseen tarvitaan kaikkien työpanosta. Suunta ja ohjaus tehdään kaupunkitasolla poliittisin päätöksin, ja väliin tarvitaan tiedolla johdetut prosessit toteuttamaan palvelutuotanto palveluverkossa.​

Suuri kiitos koko hankeporukalle ja erityisesti Turussa projektissa mukana olleille!

Emmi Valkonen, projektipäällikkö, Turku

Turun blogikirjoitukset

Hankewebinaarit ja -tilaisuudet, joissa esiteltiin Turun tekemistä

Miten pilottiprojektit DigiPAVe:n hankekunnissa testasivat heidän organisaatiorakenteitaan sekä valmiuttaan virtauttaa tietoja. (31.5.2022)
Webinaarissa hankekaupungit jakoivat oppeja ja havaintoja, joita on koottu hankkeen aikana. Tässä hankkeen viimeisessä webinaarissa puhujina olivat hankekaupunkien Helsingin, Turun ja Kuopion projektipäälliköt Hannu Kurki, Emmi Valkonen ja Katja Penttinen.

Palveluverkkosuunnittelun systeeminen muutos (29.4.2022)
Eero Tervo, erityisasiantuntija ja projektipäällikkö, Turun kaupunki
DigiPAVe 2.0 -hankkeen työryhmä “Palveluverkkojen suunnittelun digitalisoinnilla kaupunkien resilienssiä lisäämässä”
Kaupunkitutkimuksen päivät Tampereella (28. – 29.4.2022)

Tilannekatsaus: Hankekaupunki Turku (15.6.2021)
Hankekaupunki Turku kertoi hanketekemisestä omasta näkökulmastaan. Turku tekee systeemistä muutosta kohti ihmislähtöistä palveluverkkosuunnittelua, ja siitä kertoi projektipäällikkö Eero Tervo. Toisena aiheena oli Open and Agile Smart Cities (OASC) -verkoston rooli ja tavoitteet – yhdessä kohti älykästä ja kestävää kaupunkia. Tästä aiheesta kertoi Ilkka Lakaniemi Aalto yliopistolta ja Vastuu Groupilta.