Mikä ihmeen toimipaikka? Tavoitetilan tietomallilla kohti kansallista yhteentoimivuutta

Palveluverkon suunnittelua

Tavoitetilan tietomallia laatimassa

DigiPAVen tietomalliosaprojekti on kansallisen yhteentoimivuuden kehittämisen haasteellisen tehtäväkentän ytimessä. Palveluverkkosuunnittelun tietomallin kuvaamisessa korostuu nimittäin tarve tulkita ja ymmärtää usealla eri toimialueella laadittuja käsitemäärityksiä ja laatia niiden varaan Yhteentoimivuusalustalle kuvattujen tietomallien tietokomponentteja. Samalla tulee ratkaista, kuinka nämä eri määritelmät kytketään semanttisesti yhteentoimivalla tavalla toisiinsa siten, että palveluverkkosuunnittelun tietotarpeisiin voidaan vastata tiedonhyödyntäjien tarpeita vastaavasti.

Palveluverkkosuunnittelussa on tärkeää tarkastella asioita järjestettävien palveluiden lisäksi myös palveluita tuottavien toimintayksiköiden ja palveluiden tarjoamiseen käytettävien tilojen näkökulmasta. Täten keskustelu palveluverkkosuunnitteluun liittyvistä käsitteistä konkretisoituu esimerkiksi sellaisten termien, kuten ’palvelu’, toimintayksikkö’, ’toimipaikka’ ja ’tila’ kohdalla. Jokaisen käsitteen kohdalla tulee tarkastella tietenkin käsitteen omaa määritelmää, mutta myös sitä, minkälainen suhde näillä termeillä on toinen toisiinsa ja muihin tietomallin käsitteisiin ja luokkiin nähden. Samanaikaisesti tulee pohtia, palvelevatko olemassa olevat ja kansallisesti laajassa käytössä olevat määritelmät varmasti palveluverkkosuunnittelun tarvetta ekplisiittisesti? Tästä herää myös kysymys, minkälaisia toteutuksia näiden käsitteiden varaan kansallisissa ja kunnallisissa tietovarannoissa on tätä nykyä käytössä, ja palvelevatko niiden tietosisällöt varmasti tiedon hyödyntämistä palveluverkkosuunnittelussa?

Tähän mennessä olemme hankkeessa törmänneet useisiin ongelmiin, jotka ovat esteenä palveluverkkosuunnittelussa tarvittavan tiedon hyödyntämiselle. Haasteet voidaan tiivistää kuuteen kohtaan:

1) Palveluverkkosuunnittelussa käytettävää tietomallikuvausta ei ylipäätään ole entuudestaan saatavilla.
2) Ihmislähtöisen näkökulman tuominen keskiöön laajentamaan tietotarvetta perinteisiin palveluverkkotarkasteluihin verrattuna.
3) Kansallisesti käytössä olevissa käsitemääritelmissä on puutteita.
4) Eri toimialueilla käytetyt tietojärjestelmät- ja varannot eivät ole tietosisällöiltään yhteentoimivia.
5) Yksilöiviä tunnisteita ei hallita yhteneväisin käytännöin.
6) Kaikkea palveluverkkosuunnittelussa tarvittavaa tietoa ei ole saatavilla.

Tästä syystä DigiPAVe-hankkeen tietomalliprojektissa on tavoitteena laatia tavoitetilan ihmislähtöistä palveluverkkosuunnittelua tukeva tietomalli. Tavoitetilan tietomallin avulla pyrimme viestimään niitä tavoitteita, joita yhteentoimivuuden edistämisessä ja digitalisaatiohankkeissa tulisi huomioida kansallisella tasolla ja kaikissa Suomen kunnissa.

Yhteentoimivuustyö Y-alustalla

Kansallisella yhteentoimivuustyöllä tähdätään tiedon semanttiseen yhteentoimivuuteen eli siihen, että tiedon merkitys tietovirroissa säilyy samana. Semanttisen yhteentoimivuuden parissa tehtävä ontologinen määrittely on tärkeää jo pelkästään sisäisesti yhteiskunnan eri toimialueilla, kuten esimerkiksi käynnissä olevassa ympäristöministeriön vastuualueelle kuuluvassa RYTJ-hankkeessa on huomattu, mutta samanaikaisesti käsitteistöjen ja tietomallien ristiintarkastelua toimialat ylittävästi ei saisi unohtaa. Ristiintarkastelun avulla voitaisiin tunnistaa useille eri toimialoille päällekkäisiä käsitteitä ja varmistua niihin liittyvistä mahdollisista ongelmakohdista sekä tunnistaa myös eri toimialueiden vastuualueiden ydinterminologian reunalle tai juuri ulkopuolelle kuuluvia termejä, jotka eivät ehkä välttämättä ole helposti osoitettavissa yhden tietyn toimialan määrittelytyöksi. Tällaiset käsitteet saattavat jäädä nykyään hyvin yleispiirteisesti tai epätarkasti määritellyiksi, jolloin ne eivät välttämättä palvele semanttista yhteentoimivuutta toivotulla tavalla.

Ideaalitilanteessa Yhteentoimivuusalustalla olisi selkeä taksonomia eli puurakenne sellaisista ’itsenäisistä’ tietokomponenteista ja näihin liittyvistä sanastomäärittelyistä, joita yhdistelemällä saataisiin kaikki yhteiskunnan alueet/toiminnot katettua. Näiden tietokomponenttien ylläpidoista tulisi vastata sitten ne tahot, jotka ensisijaisesti ovat vastuussa niiden sisällön tuotannosta. Nykytilassa tietyn aihepiirin tiedosta voi olla nimittäin useita eri kilpailevia määritelmiä, ja näitä tiedon murusia on tallennettu useisiin eri paikallisiin järjestelmiin, joissa tietoja pidetään omina primääreinä master-tietoinaan. Saman tietosisällön toisiinsa nähden kilpailevien master-tietojen ongelmana on se, että niiden tieto on laadultaan ja muodoltaan erilaista, vaikka niillä pyrittäisiinkin kuvaamaan eksplisiittisesti samaa asiaa. Selkeä taksonominen rakenne ja ylläpitovastuu edesauttaisivat siihen, että Y-alustalle tehtyjä tietokomponentteja voisi näin ollen mahdollisimman helposti käyttää uudelleen ja yhdistellä kunkin substanssitoiminnon käyttötarvetta, tiedonsiirtoformaatteja tai tietojärjestelmätoteutuksia kuvaaviksi soveltamisprofiilitietomalleiksi.

Otetaanpa tällaisesta hankalasta termistä tarkempaan tarkasteluun käsite ’toimipaikka’. Laajimmin käytössä oleva toimipaikka-termille laadittu määritelmä löytyy julkishallinnon suosituksesta JHS195:

Toimipaikka

Fyysinen paikka, jossa yhteisö, yritys tai yritystyyppinen yksikkö tai näiden osa sijaitsee, ja jossa tuotetaan pääasiassa yhdenlaisia tavaroita tai palveluita. Toimipaikassa on henkilöstöä. Yhdestä fyysisestä paikasta voidaan toiminnan luonteen perusteella erottaa useampi toimipaikka. Toiminnan luonne on luokiteltu toimialaluokituksessa. Toimipaikan sijainti määritellään osoitetiedon perusteella, osoitetiedon ylläpidosta vastaavat kunnat.

Edellä kuvattu toimipaikkaan liittyvä määritelmä on käytössä esimerkiksi varhaiskasvatuksen kansallisessa tietovarannossa VARDAssa, johon kunnat ovat velvoitettuja toimittamaan muun muassa varhaiskasvatuksen toimipaikkoihin liittyviä tietoja sekä patentti- ja rekisterihallituksen yritysrekisterissä. Palveluverkkosuunnittelun näkökulmasta termin määritelmän ongelmalliseksi tekee se, ettei se ekplisiittisesti määrittele ’fyysistä paikkaa’ suhteessa rakennetun ympäristön puolella määriteltyihin erilaisiin tilaa ja paikkaa määritteleviin käsitteisiin pohjautuen. Näitä termejä ovat esimerkiksi ’kiinteistö’, ’rakennus’ ja ’tila’. Asiayhteyttä ei voi päätellä aukottomasti myöskään toimipaikan sijaintiin perustuvan osoitetiedon perusteella. Samanlainen haaste liittyy termien ’toimintayksikkö’ ja ’toimipaikka’ väliseen määrittelyyn.

Koska edellä mainittujen tietovarantojen lisäksi myös monissa muissa käytössä olevissa tietojärjestelmissä ja tietovarantoratkaisuissa on määritelty toimipaikkoihin liittyviä tietoja edellä kuvattuun toimipaikan määritelmään pohjautuen, on siitä seurauksena ollut se, että esimerkiksi palveluita tuottavien toimintayksiköiden palvelutuote- ja asiakasmäärätietoja ei pystytä tarkastelemaan osana tilaverkkoa. Ongelma konkretisoituu palveluverkkosuunnittelussa siten, että kenelläkään ei ole tarkkaa kokonaiskuvaa siitä, mitä palveluita missäkin tiloissa tarjotaan, ja mitä vaikutuksia palvelutarjoomaan on esimerkiksi sillä, jos jokin palveluverkon käytössä oleva tilakokonaisuus tarvitsee peruskorjausta. Tämä ongelma juontuu siitä, että palvelupuolen tietojärjestelmissä toimintayksiköiden toimipaikkatiedot eivät sisällä katuosoitetietoja tarkempaa tietoa. Ongelmat korostuvat toimintayksiköissä, joilla on toimintaa useissa eri toimipaikoissa tai toimipaikoissa, joissa on useampia kuin yksi selkeä palvelutoimintaan tarkoitettu tilakokonaisuus, kuten rakennus.

DigiPAVEn tuotoksena syntyy oma tietokomponenttikirjastonsa ja eri palveluverkkosuunnittelun käyttötarpeita tarkemmin rakenteellisessa muodossa kuvaavia soveltamisprofiilitietomalleja.

Edellä mainittujen yhteentoimivuuteen liittyvien haasteiden edessä DigiPAVe-hankkeessa on päädytty tuottamaan oma, eri toimialoilta jo entuudestaan tuttuja käsitteitä yhteen kokoava, mutta tarpeellisilta osin määrittelyjä uudistava, tarkentava ja selkiyttävä tietokomponenttikirjastonsa. Ihmislähtöisen palveluverkkosuunnittelun tietokomponenttikirjaston avulla otamme kantaa myös siihen, että ’toimipaikka’-käsitteen rinnalle olisi hyvä tuoda yksityiskohtaisemmin tiloihin rajoittuva ’toimipiste’-käsite. Tämän lisäksi olemme mallintaneet tietokomponentteja siten, että ne mahdollistaisivat mahdollisimman dynaamisen, eli palveluverkkosuunnittelun eri tietotarpeisiin aidosti muuntuvat tietosisällöt sekä pyrkineet huomioimaan muita omaa tietomallikomponenttikirjastoamme täydentäviä tietomalleja yksilöivien tunnisteiden avulla muodostettavilla linkeillä. Muita yleisiä periaatteita tietomallityöllemme voi lukea aiemmasta blogistani.

Ihmislähtöisen palveluverkkosuunnittelun tietokomponenttikirjastoon perustuen tulevan syksyn ja talven aikana hankkeen tietomalliprojekti laatii Y-alustalle palveluverkkosuunnittelun eri tarpeisiin perustuen, hankkeen toimintamalliprojektissa määriteltyjen käyttäjätarinoiden ja tiedonvirtautukseen pohjalta saatujen oppien johdannaisena soveltamisprofiilitietomalleja. Soveltamisprofiilitietomalleissa tarkennetaan ja täydennetään tietokomponenttien kuvaamaa tietosisältöä tietyssä soveltamistapauksessa.

Jouko Järnefelt, vanhempi analyytikko, Ubigu Oy ja Tietomalliprojektin projektipäällikkö, DigiPAVe 2.0 -hanke