Tiedon lähteillä

Kuopion kaupunki on mukana DigiPAVe 2.0 -hankkeessa ja tavoittelee palveluverkkosuunnittelussa tarvittavan tiedon tuomista automaattisesti suunnittelijoiden ja päätöksentekijöiden käyttöön. Yhteisten tilannekuvien ja skenaarioiden hyödyntäminen parantavat toiminnan ennakoitavuutta, avoimuutta, kokonaistilanteen hallintaa ja vaikutusten arviointia. Tämä edellyttää toimintatapojen muutosta, josta voit lukea aiemmasta blogikirjoituksessamme (https://www.digipave.fi/saamaton-yhteistyo-voimavaraksi/). Tässä kirjoituksessa pohditaan tarvittavien tietojen saatavuuden mahdollistamisesta ja niiden virtaamaan saamista.

Ei kannettu vesi kaivossa pysy

Perinteisesti tietoa on kerätty monenlaisia tarpeita varten eri yksiköiden asiantuntijoilta ja eri tietojärjestelmistä, jolloin raporttien koostaminen on hidasta ja työlästä. Usein osa tiedoista on vanhentunut raportin julkaisuvaiheessa. Näiden raporttien pohjalta on sitten tehty päätöksiä – hyviä ja vähemmän hyviä. Palveluverkkosuunnittelun laaja-alaisiin tietotarpeisiin vastaaminen on tällä tavoin haastavaa. Kun tehdään esimerkiksi varhaiskasvatuksen tarveselvitystä, tarvitaan tietoa alueen lapsimääristä, rakennuksista, väestöennusteesta, kaavoituksesta, kevyen liikenteen väylistä, ilmanlaadusta jne. Näitä tietoja kerätään jokaista tarveselvitystä varten eri järjestelmistä. Asiantuntijat kaipaavat helppokäyttöistä näkymää ajantasaisiin tietoihin. Syksyllä pääsemme Kuopiossa tarttumaan tähän haasteeseen astetta konkreettisemmin, kun visualisoimme tietoa tilannekuvapiloteissa.

Taikavarpu ja muut apuvälineet

Jokaisella Suomen kunnalla on valtiovarainministeriöstä toukokuussa saadun tiedon mukaan 698 lakisääteistä tehtävää. Näiden tehtävien hoitamisesta syntyy paljon tietoa, jota tallennetaan erilaisiin tietojärjestelmiin. Osa tiedoista säilytetään pelkästään paperilla. Kunnilla on myös lakisääteinen velvollisuus laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia, johon kerätään tieto muun muassa toimintaprosesseista, tietovarannoista ja tietojärjestelmistä yhteyksineen toisiin järjestelmiin. Mallista tulee ilmetä myös vastuuviranomaiset.

Kuopion tiedonhallintamallissa on tällä hetkellä tieto yli kahdestasadasta tietojärjestelmästä. Onneksi niitä kaikkia ei tarvita palveluverkkosuunnittelun tietopohjaa varten. Tiedonhallintamallista on laadittu vasta ensimmäinen versio, joten sen avulla ei vielä ole mahdollista nopeasti saada tietoa siitä, mistä järjestelmästä ja millaisella tavalla minkäkin tiedon löytää. Tästä syystä kehittämistyötä hankkeessa tehdessä on tärkeää kerätä tietoa myös tiedonhallintamalliin.

Koska yhtä kaikenkattavaa tiedonlähdettä ei ole, on käännyttävä asiantuntijoiden puoleen. Heitä löytyy kunnasta, in-house ICT-yhtiöstä ja tietojärjestelmätoimittajilta. Asiantuntijoilla on hallussaan tietoa siitä, miten tieto saadaan liikkumaan.

Kaikesta palveluverkkosuunnittelussa tarvittavasta tiedosta ei ole kattavia kuvauksia. Välillä iskeekin tunne, että jonkinlaista taikavarpua tässä tarvittaisiin, jotta tieto saadaan virtaamaan. Onneksi ei tarvitse tarttua Y:n muotoisen taikavarvun varteen tietolähteiden etsinnässä, vaan perinteiset projektiopit toimivat tälläkin kertaa. Edetään pala kerrallaan. Tarvittava tieto tunnistetaan, kerätään, valmistellaan, analysoidaan, visualisoidaan ja arvioidaan. Ja sitten toistetaan.

Katja Penttinen, projektipäällikkö, Kuopio
Marika Huovinen, hankeasiantuntija, Kuopio