Tietosuojaseloste

Vastuu Group Oy:n asiakas- ja markkinointiviestintärekisteri

(Päivitetty 18.11.2019)

Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Vastuu Group Oy (y-tunnus 2327327-1)
Tarvonsalmenkatu 17 B
02600 Espoo

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

sähköposti:
tietosuoja@vastuugroup.fi

postiosoite:    
Vastuu Group Oy
Tietosuojavastaava
Tarvonsalmenkatu 17 B
02600 Espoo

2. Rekisteröidyt

Rekisteröidyt ovat rekisterinpitäjän asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöitä, rekisterinpitäjän palveluiden ja verkkosivujen käyttäjiä. Asiakkaat ovat yrityksiä, elinkeinonharjoittajia tai kuluttajia.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai rekisterinpitäjän kanssa tehdyn sopimuksen täytäntöönpano.

Käytämme henkilötietoja palveluidemme markkinoinnissa ja myynnissä, asiakassuhteen hallinnassa, laskutusta ja asiakastuen tarjoamista varten, käyttöoikeuksien valvontaa ja palvelujen kehittämistä varten. Henkilötietojen käsittely pitää sisällään myös henkilötietojen käsittelyä ja analysoimista markkinoinnin tai palveluiden kohdentamista varten. Saatamme esimerkiksi näyttää verkkosivuillamme ja kanavissamme kohdennettuja viestejä tai sisältöjä perustuen aikaisempaan kiinnostukseesi.

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi yhteydenottojen ja palveluidemme käytön yhteydessä. Keräämme asiakkaita ja asiakkaiden yhteyshenkilöitä koskevia tietoja myös julkisista lähteistä tai rekistereistä.

Keräämme webanalytiikka-palveluiden avulla verkkosivustomme kävijätietoa, jotta voisimme analysoida ja kehittää sivustoamme ja kohdentaa sivustomme kävijöille relevanttia markkinointia ja asiakasviestintää.

4. Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä ne on kerätty

Keräämme ja käsittelemme markkinointi- ja asiakasrekisterissä pääasiassa asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme vastuu- ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Asiakas- ja markkinointiviestintärekisteri sisältää seuraavanlaisia asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja:

  • nimi, sähköpostiosoite, puhelin, tehtävänimike
  • yrityksen/yhteisön nimi ja yhteystiedot
  • postituslistojen tilaustiedot
  • suoramarkkinointia ja asiakasviestintää koskevat suostumukset ja kiellot
  • verkkosivulla käyttäjän avaamat sivut ja pyytämät esitteet
  • tieto kirjautumisesta rekisterinpitäjän tarjoamiin verkkopalveluihin
  • tieto sähköpostitse lähetetystä asiakas- tai suoramarkkinointiviestistä ja onko viesti avattu
  • käyttäjäprofiili
  • rekisteröidyn kanssa käytyä viestintää koskevat tiedot, kuten viestien sisällöt ja lähetysajat
  • asiakaspalveluun lähetetyt viestit ja siihen liittyvän tiketin käsittelytiedot
  • verkkosivulla käydyt chat-keskustelut asiakaspalvelun kanssa
  • asiakaspalvelun palvelunumeroon soitettujen puheluiden tallenteet
  • asiakaspalvelun käytöstä antamasi palaute 
  • muita rekisterin tarkoitukseen liittyviä tietoja, kuten esimerkiksi rekisteröityyn yhdistettävissä oleva, palvelun käyttämisen yhteydessä tapahtuvasta verkkosivujen käytöstä kerättävä tieto, kuten esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käynnin kellonaika, vieraillut sivut, käytetty selaintyyppi, verkko-osoite, josta käyttäjä on tullut verkkosivulle sekä palvelin, jolta käyttäjä on tullut verkkosivulle.

Tyypillisesti saamme asiakkaamme yhteyshenkilöiltä suoraan seuraavia tietoja:

  • Asiakasyrityksen nimi, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, työsähköpostiosoite, puhelinnumero
  • Tiedot yhteyshenkilön sähköisen suoramarkkinoinnin ja asiakasviestinnän luvista ja/tai kielloista
  • Yhteyshenkilön itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet)
  • Yhteydenottolomakkeiden kautta syötetyt tiedot
  • Asiakaspalautetiedot, yhteydenottoviestit ja suostumukset

Palveluiden ja verkkosivujen käytön yhteydessä käsittelemme esimerkiksi seuraavia käyttäjää koskevia henkilötietoja:

  • IP-osoitetieto tai muu tunniste
  • Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot
  • Evästeiden kautta kerättävät tiedot
  • Rekisterinpitäjän verkkopalveluiden käytöstä kerättävät tiedot
  • Asiakaspalvelukanavien käytöstä kerättävät tiedot

Muista lähteistä saamme erityisesti seuraavia käyttäjää koskevia tietoja:

  • Sosiaalisten medioiden, kuten LinkedInin, Facebookin ja Twitterin käyttöön liittyvät tiedot kuten tykkäykset verkkosivuillamme

5. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä alihankkijoita.

Voimme luovuttaa yhteystietoja suoramarkkinointitarkoituksiin yhteistyökumppaneillemme voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Voimme luovuttaa rekisterin tietoja viranomaisille toimivaltaisen viranomaisen antaman velvoittavan määräyksen perusteella tai silloin kun katsomme viranomaisen tietopyynnön olevan perusteltu palveluidemme käyttöön liittyvän väärinkäytösepäilyn selvittämiseks

6. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan Unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojenkäsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista esimerkiksi silloin kun rekisteröity lähettää tai vastaanottaa viestejä sähköpostitse tai muuten internetiä hyödyntävän välityspalvelun kautta.

Voimme käyttää asiakas- ja markkinointiviestinnässä sekä asiakaspalvelun tiketinhallinnassa kolmansien osapuolien tarjoamia tietojärjestelmiä ja pilvipalveluita, joissa henkilötietojen käsittely voi tapahtua osittain Euroopan talousalueen ulkopuolella. Siltä osin kuin alihankkijamme suorittavat tietojenkäsittelyä Euroopan talousalueen ulkopuolella, varmistamme, että henkilötietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle tapahtuu kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Asiakas- ja markkinointiviestintärekisterissä olevia henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin kuin tarvitsemme niitä yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin.

Seuraaville tiedoille on määritellyt säilytysajat:

  1. asiakaspalvelun chat-keskustelujen tallenteet: 3 kuukautta
  2. asiakaspalvelun puhelinkeskustelujen tallenteet: 7 kuukautta
  3. asiakassuhteen hoitoon liittyvät asiakkaan yhteyshenkilön tiedot: niin kauan kuin rekisteröity on kyseisen asiakkaan yhteyshenkilö tai niin kauan kuin säilytämme asiakkaan käyttämän palvelun historiatietoja

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilötiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Lainsäädännön sallimissa rajoissa voimme kuitenkin rajata oikeuttasi tutustua sellaiseen tietoon, joka sisältää muiden henkilöiden henkilötietoja, meidän tai asiakkaamme liikesalaisuuden piiriin kuuluvaan tietoa tai palvelun turvaominaisuuksiin liittyvää tietoa. 

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa jos:

Tietosuoja-asetuksessa määritellyissä tilanteissa sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista. Jos pidät henkilötietojesi käsittelyä lainvastaisena, voit tehdä valituksen henkilötietojen käsittelystä toimivaltaiselle viranomaiselle.

9. Tietoturva

Asiakas- ja markkinointiviestintärekisterin käyttöoikeus on rajattu vain nimetyille henkilöille, joilla on työtehtävissään tarve käsitellä henkilötietoja. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötietoja tallennetaan pääasiassa Euroopan talousalueella sijaitseviin tietokantoihin ja tietojärjestelmiin, joissa on käytössä asianmukaiset tekniset ja organisatoriset keinot suojata henkilötiedot väärinkäyttöä ja paljastumista vastaan.

10. Yhteydenotot

Jos sinulla on kysymyksiä tähän tietosuojaselosteeseen liittyen tai haluat käyttää sinulle kuuluvia oikeuksia, ota yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan käyttäen yllä olevaa sähköposti- tai postiosoitetta.

11. Muutokset

Rekisterinpitäjä voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta määräajoin ilman erillistä ilmoitusta ja tapahtuneista muutoksista ilmoitetaan tietosuojaselosteen alussa ”viimeinen päivitys” ilmoituksella.