Yhteentoimiva tietopohja palveluverkkosuunnittelun perustana

Tieto kaiken perustana

DigiPAVe 2.0 -hankkeessa työn fokuksessa on ihmislähtöisen palveluverkkosuunnittelun toimintamallin kehittäminen ja suunnittelussa tarvittavan tiedon tunnistaminen sekä tiedon kehittäminen ja virtautus. Hankkeen alussa kuntien asiantuntijahaastatteluista nousikin esille monia palveluverkkosuunnittelun kehittämiseen liittyviä ideoita ja tavoitteita. Suurin osa tarpeista liittyivät suoraan tai välillisesti palveluverkkosuunnittelussa käytettävän tietopohjan kehittämiseen tai tietojen hyödyntämiseen. Tavoitteina mainittiin muun muassa yhteisten käsite- ja tietomallien laadinta, koko kaupungin kattavan palveluverkon tilannekuvan automatisointi, dynaaminen suunnittelutyökalu, ennakointi- ja päätöstiedon kehittäminen sekä ihmislähtöisen tarvetiedon hahmottaminen ja huomioiminen. Näiden tavoitteiden saavuttamisella pyritään tukemaan kuntien resurssitehokasta tiedolla johtamiseen perustuvaa toimintaa ja tietoperustaista (Data Driven) päätöksentekoa. Tavoitteiden saavuttaminen mahdollistaa myös ihmislähtöisten tarpeiden ja ihmisiin kohdistuvien vaikutusten huomioimisen palveluiden järjestämisessä aiempaa kattavammin.

Pois siiloista

Palveluverkkosuunnittelun keskeisin haaste on hyvin laaja tietotarve. Palveluverkon johtamiseen ja suunnitteluun tarvittavat tiedot tuotetaan ja ylläpidetään eri toimialojen organisaatioissa. Tiedot ovat hajallaan erilaisissa tietojärjestelmissä ja useiden eri asiantuntijoiden koneille ja verkkolevyille tallennetuissa tiedostoissa. Kaikkea palveluverkkosuunnittelussa tarvittavaa tietoa ei tällä hetkellä pystytä suuren työmäärän vuoksi järkevästi tuottamaan ja ylläpitämään. Osittain tietopuutteet liittyvät myös siihen, ettei tiedontuotantoa ole toimialoilla organisoitu tukemaan siiloja ylittävää tiedon hyödyntämistä.

Yllä olevassa kuvassa tuodaan esiin palveluverkkosuunnittelun keskeisin prosessi ja laaja tietotarve tiivistetysti. Avaan tässä muutamin esimerkein, miksi näitä tietoja palveluverkkosuunnittelussa tarvitaan.

Palveluverkkosuunnittelussa on olennaista yhteensovittaa ennakoivasti ihmislähtöiset tarpeet ja palvelutarjooma sekä esimerkiksi tarjota palveluiden järjestämiselle sopivan kokoiset, terveet ja laadukkaat tilat kuntatalouden asettamissa puitteissa. Suunnittelun perustaksi tarvitaan näkymä siihen, missä tiloissa palvelut tuotetaan, kuka ne tuottaa, kenelle palveluita tuotetaan, kuinka paljon eri palveluita käytetään, mihin aikaan eri tilat ovat käytössä, ja paljonko palveluiden tuottaminen maksaa.

Nykytilanteen tilannekuvatiedon lisäksi tarvitaan ennakointitietoa, joita palveluverkkosuunnittelussa ovat maankäytön ja rakentamisen ajoittuminen ja sijoittuminen kaupunkien eri osiin ja näistä tiedoista johdettuna arvio alueellisesta väestönkehityksestä. Väestökehityksen pohjalta arvioidaan palvelutarvetta tulevaisuudessa. Tarpeen lisäksi tilojen soveltuvuuteen ja kapasiteetin kehitykseen liittyvää tietoa tulee ennakoida useampia vuosia etukäteen, samanaikaisesti, kun nykyisten tilojen kunnosta tulee huolehtia. Ihmislähtöisyyden näkökulmat palveluverkkosuunnittelussa ovat muun muassa kuntalaisten tarpeiden huomioiminen, asiakastyytyväisyys, palveluiden saatavuus ja saavutettavuus sekä alueellinen tasavertaisuus ja segregaation ennaltaehkäisy.

Tietomallintamisen näkökulmat

Hankkeen tietomallityössä mietitään palveluverkkosuunnittelun tavoitetilan tietotarpeeseen vastaamista sekä nykyisten lähdetietojen yhteensovittamista ja yhteentoimivuutta. Tietomallin laatimisen keskeiset näkökulmat ovat:

1. Tavoitetilan tietomalli
   Tavoitetilan tietomallityössä huomioidaan hankkeen toimintamalliprojektissa tunnistettu tietotarve. Tavoitetilan tietomallia tarkastelemalla voidaan tunnistaa kuntien nykyisen tieto-omaisuuden kehittämiseen liittyviä tarpeita ja tietomallityötä tehdään kuntien nykyisten tietojärjestelmäympäristöjen rajoitteista riippumatta.
2. Dynaaminen tietomalli
   Tietomallin dynaamisuudella tarkoitetaan sitä, että tietomalli tukee tiedon tarkastelua palveluverkkosuunnittelun eri vaiheissa ja eri näkökulmista joustavasti (esimerkiksi eri kieliryhmien tarkastelu osana tiettyä palvelua). Operatiivinen toiminta hyödyntää ja tuottaa tietoa atomisella tasolla, ja ylempien tasojen tilannekuva päätöksentekoa ja seurantaa varten koostuu aina atomisesti tehdyistä näkymistä. Raakatason tietonäkymät mahdollistavat tietojen aggregoininn ja yhdistelyn aina eri suunnittelu- ja päätöksentekotarvetta vastaavasti. Tietomallin käsitteet, luokat ja näiden väliset suhteet kuvataan yksityiskohtaisella tasolla normalisoituina.
3. Holistinen näkökulma
   Tiedot huomioivat maantieteellisesti koko kunnan alueen, ja palveluiden näkökulma pitää sisällään kaikki palveluverkkosuunnittelussa huomioitavat palvelut monitoimijaverkostossa (kunta, yksityinen, valtio, kolmas sektori).
4. Tietojen yhteentoimivuus
   Eri tietoryhmissä olevien tietojen semanttinen yhteentoimivuus toimii perustana tiedonvirtautuksen automaatiolle. Tietomallin käsitteet, luokat sekä niihin liittyvät sanastot selkiytetään. Tietomalli tunnistaa tietojen yhteensovittamisen kannalta keskeisimmät yksilöivät tunnisteet. Lisäksi tietomallissa huomioidaan kansallinen yhteentoimivuustyö.
5. Geneerinen malli
   Ihmislähtöisen palveluverkkosuunnittelun tietomalli soveltuu hyödynnettäväksi kaikissa Suomen kunnissa. Geneerinen malli tehdään kunnan järjestämisvastuulla olevien fyysistä tilaa tarvitsevien palveluiden näkökulmasta, mutta ei ota kantaa järjestettävään palveluun. Tässä hankkeessa geneerisen mallin lisäksi tuotetaan varhaiskasvatuksen ja perusopetuksen palveluverkkosuunnittelussa käytettävät tietomallin soveltamisprofiilit.
6. Ihmislähtöinen näkökulma
   Ihmislähtöisyys huomioidaan kaikkien tietoryhmien osalta ja kaikissa mittareissa.

Kohti valoa.. ja kesää

Tietotarpeen kuvaaminen edellä mainitut näkökulmat huomioimalla on hidas ja työläs, mutta mielenkiintoinen ja tärkeä prosessi. Läpikäytävä ja työstämistä vaativa tietomäärä on valtava, ja toiveet hankkeen onnistumiselle ovat korkealla. Tietomäärän keskellä on kuitenkin näkyvissä toivoa, kun erilaiset haasteet ja ongelmat ratkotaan askel kerrallaan. Henkilökohtaisena kannustimena työlle toimii tavoite paremmasta yhteiskunnasta, joka huomioi laaja-alaisesti ihmisten elämäntilanteet ja tarpeet palveluiden järjestämisessä sekä omakohtainen kiinnostus ja työhistoria palveluverkkosuunnittelun saralla.

Yhteinen maali mielessä ja yhteistyöterveisin,

Jouko Järnefelt, vanhempi analyytikko, Ubigu Oy
Projektipäällikkö, Tietomalliprojekti