Kuopio - DigiPAVe 2.0

Kuopion uudistuva organisointi ja tiedon hyödyntäminen palveluverkkosuunnittelussa

Kuopion visiona on olla Hyvän elämän pääkaupunki vuonna 2030. Strategian mukaan ”Kuopiossa on asukkaiden hyvän elämän mahdollistavat palvelut ja turvallinen sekä viihtyisä asuin- ja elinympäristö. Turvallinen Kuopio on paitsi fyysistä turvallisuutta myös sosiaalista eheyttä. Kuopiossa lapset ja nuoret ovat etusijalla – täällä on hyvä kasvaa, harrastaa ja opiskella.” Päämäärät sopivat hyvin yhteen DigiPAVe 2.0 -hankkeessa laaditun ihmislähtöisen palveluverkkosuunnittelun toimintamallin suuntaviivojen kanssa. Hankkeen tulosten ja saatujen oppien pohjalta Kuopiossa on luontevaa jatkaa palveluverkkosuunnittelun uudistamista aiempaa toimivammaksi verkostomaiseksi yhteistyöksi, jossa hyödynnetään systemaattisesti ajantasaista tietopohjaa. Kehittämisen helppouden edellytyksenä on, että luottamushenkilöt, virkamiesjohto ja asiantuntijat muodostavat yhteisen ymmärryksen palveluverkkosuunnittelun tavoitteista: miksi suunnitellaan (yhteinen maali), miten suunnitellaan (prosessit), mitä suunnitellaan ja kenelle (yhteensovittaminen ja koordinointi).

Kuopion pilottiprojektit

Kuopiossa kehittämistyötä edistettiin kolmesta näkökulmasta. Jokaisen osa-alueen kehitysaskel tuki seuraavaa, kun tavoitteena oli kehittää toimintaa kokonaisvaltaisesti kohti asiakastarpeita vastaavaa palveluverkkosuunnittelua.

Toimintamalli: Palveluverkkosuunnittelun työryhmä- ja organisointiselvitys sekä palveluverkkosuunnittelun kehittämiseen osallistuminen.
Tiedon virtautus: Palveluverkkosuunnittelun työryhmä- ja organisointiselvitys sekä palveluverkkosuunnittelun kehittämiseen osallistuminen.
Tiedon visualisointi: Palveluverkkosuunnittelun työryhmä- ja organisointiselvitys sekä palveluverkkosuunnittelun kehittämiseen osallistuminen.

Kuopiossa toteutettiin palveluverkkosuunnittelun työryhmä- ja organisointiselvitys Ubigu Oy:n Sonja Langin johdolla. Työssä selvitettiin mahdollisuudet verkostomaisen yhteistyön kehittämiseksi ja hahmotettiin vaihtoehtoisia malleja palveluverkkotyön organisoimiseksi, vastuuttamiseksi ja resursoimiseksi.

Ehdotettu tavoitetilan palveluverkkosuunnittelun organisointimalli selkeyttää omistajuutta sekä poliittisen ohjauksen ja ydintyöryhmien roolijakoa. Toimintatapojen muutoksella tähdätään nykyistä parempaan kokonaiskuvan hahmottamiseen yhteensovittavan koordinoinnin kautta. Kuopiossa pidemmän aikavälin tavoitteena on edistää myös kuntarajat ylittävää palveluverkkosuunnittelua.

Kuopiossa käynnistyi keväällä 2022 keskeisen kaupunkialueen yläkouluselvitys. Erityisesti keskusta-alueen yläkouluverkon tulevaisuuden ratkaisemiseksi lähdettiin kokoamaan tietopohjaa väestötiedoista, saavutettavuudesta, tilojen peruskorjaustarpeista, lähipalveluista ja tulevaisuuden kehityksestä. Kuopiossa Hatsalan koulun tulevaisuus on ratkaistava, mutta kokonaisvaltaisen kuvan saamiseksi tuli tarkastella yläkouluverkon tilaa laajemmin.

Kuopion kaupunki otti loppuvuodesta 2020 käyttöön Microsoftin Azure-pohjaisen tietoallasratkaisun, jota hyödynnettiin DigiPAVe 2.0 -pilotoinnissa. Yhteistyössä inhouse ICT-palveluntarjoaja Istekki Oy:n ja kaupungin asiantuntijoiden kanssa määriteltiin yhdistettävät tietolähteet, tietosisältö ja tietomallit. Koska kyseessä on kaupungille uusi tiedon virtautuksen ja varastoinnin tapa yhdistettynä edistyneeseen tietovarastoautomatiikkaan, teknisiä haasteita ratkottaessa meni paljon aikaa. Keväällä 2022 tiedot saatiin virtaamaan, ja pääsimme kehittämään myös raportointia. Tavoitteena on mahdollistaa Power BI -raportoinnilla ajantasainen tilannekuvatieto esimerkiksi palveluverkon tilojen kuntoluokasta, peruskorjaustarpeista ja lapsimääristä. Pilotin päätyttyä kehittämistyö jatkuu tietosisältöjä laajentamalla, uusia järjestelmiä liittämällä ja tiedonhallinnan prosesseja kehittämällä. Jatkokehitykseen jäi myös rajapinnan kehittäminen tietoaltaasta ulospäin, mikä mahdollistaa tiedon virtaamisen esimerkiksi rakenteilla olevaan Datajalostamoon.

Kaupungin palveluverkkosuunnittelun asiantuntijat toivoivat jo hankkeen alussa, että olemassa olevaa karttapalvelua kehitettäisiin paremmin heidän tietotarpeitaan palvelevaksi. Kuopiolla on yli tuhat erilaista kartta- ja paikkatietotasoa sisältävä karttapalvelu, josta on välillä haastavaa löytää tarvittavaa tietoa. Tunnistettua haastetta lähdettiin ratkaisemaan yhdessä Sitowise Oy:n ja asiantuntijoiden kanssa kehittämällä karttapalveluun palveluverkkosuunnittelun profiili, johon koottiin vain suunnittelutyön kannalta keskeiset aineistot. Käyttöoikeuksin rajattu profiili mahdollistaa uusien ominaisuuksien testaamisen ja erityyppisten aineistojen jakamisen. Yksi uusista ominaisuuksista on palvelutietojen tuonti kansallisesta palvelutietovarannosta. Keskeisenä kehittämiskohteena ovat olleet dynaamiset saavutettavuusanalyysit, joiden avulla voi helposti tarkastaa esimerkiksi koulun saavutettavuuden julkisella liikenteellä. Saavutettavuusanalyysit tullaan myöhemmin julkaisemaan myös kuntalaisten käyttöön.

Kuopion opit ja havainnot

Kompleksi hankekokonaisuus on haastanut tekijöitään, mutta yhdistelemällä erityisosaamistamme olemme saavuttaneet yhteisiä tavoitteita. Olemme tiivistäneet keskeiset havainnot kolmeen pointtiin.

Savolainen saamaton yhteistyö voimavaraksi

Palveluverkkosuunnittelun moninaisista haasteista huolimatta muutos on aina mahdollisuus. Tämä pätee myös yhteistyön kehittämiseen.
Jos tähän saakka Kuopiossa yhteistyö on osin ollut saamatonta, voi se muutokseen sitoutumisen myötä olla savolaisesti sanottuna saamatonta – läpinäkyvää, tehokasta ja saumatonta yhteiskehittämistä.

Ei kannettu vesi kaivossa pysy

Tiedon kerääminen exceleihin ei ole toimivaa ja tehokasta. Eri järjestelmissä oleva tieto täytyy saada automaattisesti hyödynnettäväksi, ja sen on oltava yhdisteltävissä raportointia varten.
Tiedon virtautuksen perusteiden rakentaminen on ollut paljon työläämpää ja hitaampaa kuin hankkeen suunnitteluvaiheessa oli ajateltu.
Hankkeen aikana on työ saatu hyvin käyntiin, mutta jatkokehitykseen täytyy myös resursoida.

Tieto ja teknologia mahdollistavat – muutoksen tekevät ihmiset

Tiedonhallintaa ei tule kehittää irrallaan toiminnan kehittämisestä.
Toiminnan tarpeet määrittävät, mitä tietoa tarvitaan ja mihin tietoa käytetään.
Moninaisen asiantuntijoukon osallistaminen on keskeistä kehittämisessä.

Miten tästä eteenpäin?

Kuopion projektityössä tavoiteltiin nykyistä dynaamisempaa palveluverkkosuunnittelua. Tulevaisuudessa tavoitteena on pystyä yhä paremmin ennakoimaan asiakkaiden palvelutarpeita. Tietotarpeiden osalta tavoitteena on palveluverkkosuunnittelussa siirtyä vaiheittain manuaalisesta tiedonkeruusta automaattiseen tiedon virtaamiseen aina visuaalisiin raportteihin asti. Palveluverkkosuunnittelun kehittäminen kytketään kaupungin strategian päämääriin.

Nöyrät kiitokset kaikille – tästä on hyvä jatkaa kohti ihmislähtöistä ja ennakoivaa palveluverkkosuunnittelua!

Marika Huovinen, kaavasuunnittelija, Kuopio
Katja Penttinen, kehittämispäällikkö, Kuopio

Kuopion blogikirjoitukset

Hankewebinaarit, joissa esiteltiin Kuopion tekemistä

Miten pilottiprojektit DigiPAVe:n hankekunnissa testasivat heidän organisaatiorakenteitaan sekä valmiuttaan virtauttaa tietoja. (31.5.2022)
Webinaarissa hankekaupungit jakoivat oppeja ja havaintoja, joita on koottu hankkeen aikana. Tässä hankkeen viimeisessä webinaarissa puhujina olivat hankekaupunkien Helsingin, Turun ja Kuopion projektipäälliköt Hannu Kurki, Emmi Valkonen ja Katja Penttinen.
Mitä DigiPAVe 2 -hankkeen jälkeen Kuopiossa? (12.4.2022)
Hankekaupunki Kuopiossa kehitetään palveluverkkosuunnittelun organisointia ja sitä tukevia strategisia linjauksia sekä dynaamisen palveluverkkosuunnittelun mahdollistavia datatyökaluja. Puhujina tilaisuudessa olivat Kuopion apulaiskaupunginjohtajat Jari Kyllönen ja Pekka Vähäkangas.
Tilannekatsaus Hankekaupunki Kuopio. (5.10.2021)
Kuopion kaupunginhallituksen puheenjohtaja Aleksi Eskelinen ja apulaiskaupunginjohtaja Pekka Vähäkangas kertoivat Kuopion erityispiirteistä palveluverkkosuunnittelussa. Hankeasiantuntija Marika Huovinen ja projektipäällikkö Katja Penttinen kertoivat hankkeen etenemisestä Kuopiossa.